Среднесписочная численность работников в 2026 году

В 2026 году особых изменений в формировании показателя среднесписочной численности работников не предвидится. Расчет составляется на основании закона, принятого в 2020. В нем установлены правила расчетов и заполнения бланков, которые необходимо подавать в ФНС.

Что такое среднесписочная численность

Среднесписочная численность, сокращенно ССЧ, среднее количество сотрудников, которые работали в организации в течение определенного промежутка времени. Обычно показатель предоставляется за календарный период, равный кварталу, полугодию, 9 или 12 месяцам. Указывается отчетность при расчете РСВ (страховых взносов), и 4-ФСС (страховые взносы травматизма). Информация передается РСВ в налоговую.

Важно учитывать, что среднесписочная численность устанавливается по количеству сотрудников с заключенными трудовыми договорами. В списочный документ не включают работников:

• находящихся в декретном отпуске или по уходу за ребенком;
• находящихся в учебном отпуске и получающим от организации стипендию;
• внешние совместители, которые работают на предприятии в свободное от основной занятости время;
• уволившихся без предупреждения работодателя;
• военнослужащих, адвокатов;
• переведенных на службу за границу или в другую организацию;
• единственного учредителя предприятия;
• собственников компании, не получающих заработную плату.

Беременные женщины, находящиеся в отпуске по усыновлению младенца или по уходу собственного ребенка также не учитываются в отчетности. Исключение — сотрудницы, работающие неполный день и получающие от государства пособие.

До 2020 в обязанности ИП или компании входили составление и подача отчетности в ФНС отдельным документом по окончании года. ООО, зарегистрированные в течение года, отправляли отчет после регистрации в ФНС. После изменений, внесенных в статью НК РФ № 80, составлять для налоговой отдельный документ не нужно — ежеквартально информация поступает в налоговую службу из расчетов страховых взносов.

Как теперь подаются сведения о ССЧ

С 2020 показатель, который предоставляется в РСВ, должен проставляться на титульном листе. Форма утверждена 06.10.2021 приказом ФСН за № ЕД-7-11/875. Корректировка формулировки принята 19.05.2022 — № ЕД-7-11/413. Новая форма решает вопрос об указании ССЧ в головной компании, имеющей обособленные подразделения.

Поле не нужно заполнять, когда от подразделений поступают самостоятельные отчеты, которые отражаются в информации головной компании. Сведения о среднесписочной численности также выводятся на титульный лист при отправке в 4-ФСС.

Кто обязан сдать отчет

Рассчитывать и предоставлять данные обязаны ИП с сотрудниками, все организации, включая новые без штата или с ним. Не нужно отправлять информацию 4-ФСС и РСВ индивидуальному предпринимателю, который в период отчетного года не нанимал штат.

В какие сроки предоставляют информацию

Установлен следующий алгоритм подачи отчетов в налоговые подразделения:

• в электронном виде до 25 числа следующего за отчетным периодом месяца;
• в бумажной форме до 20 числа следующего за отчетным периодом месяца.

Показатель влияет на ограничения, принятые в отношении патента или УСН. Число людей на патенте должно быть не больше 15, а на упрощенной системе налогообложения до 130. При завышенном количестве сотрудников компании придется менять систему обложения налогами.

Бланк можно скачать у нас.

Бланк

Как рассчитать

Если за отчетный период коллектив организации остался неизменным, достаточно принять к вниманию их число. Когда в течение отчетного временного промежутка предприятие покинули работники или были приняты новые, лучше использовать пошаговую инструкцию для определения показателя. Поэтапный расчет ССЧ выполняют в 3 шага.

Шаг 1 — расчет сотрудников на полном рабочем дне:

1. Выявляют количество персонала в расчетном периоде и рассчитывают, даже если по причине отпуска или болезни время отработано частично.
2. Складывают количество работников за каждый день месяца или квартала. Сумму делят на число дней в календарном периоде.
3. По этой схеме вычисляют ССЧ для каждого месяца, квартала, иного временного промежутка.

Пример: в апреле 14 дней работало 18 сотрудников, 16 дней — 15 человек. Общая сумма — 14×18 +16×15 =492. Подсчитывают ССЧ — 492:30 (число дней в апреле). За апрель = 16,4.

Шаг 2 — расчет работников на неполной ставке:

1. Определяют, сколько часов отработано в каждом месяце сотрудниками, находящимися на неполной ставке.
2. Полученную сумму делят на значение, полученное умножением дневной нормы рабочих часов на количество рабочих дней в этом месяце.

Пример: на неполной ставке работают 3 человека. В июне они отработали вместе 176 часов. В компании 8-часовой рабочий день. В июне было 22 рабочих дня. Используют формулу: 176: (8×22) = 1. За июнь 1 человек на неполной ставке.

Исключение из правил — несовершеннолетние, работающие в опасных условиях и с частичной занятостью по инициативе работодателей. Для них ССЧ определяется с перерасчетом в полную занятость.

Шаг 3 — расчет всех работников:

1. Складывают показатели среднесписочной численности работников с полным и неполным рабочим днем. Округляют значение до целого.
2. Делят показатель на число месяцев в нужном календарном периоде и снова округляют результат.

Пример: в январе 8 человек, в феврале 7,5, в марте 9. Общую сумму за квартал делят на 3: 24,5:3 = 8,16. Округляют результат, получают за квартал 8 человек.

Нарушение сроков сдачи в РСВ грозит штрафными санкциями в размере 5–30% от неуплаченного своевременно взноса. Минимальная сумма штрафа — 1000 рублей. Если не сдан отчет в 4-ФСС, выплаты составляют 5% от взносов по травматизму, должностные лица штрафуются на 300–500 рублей.

Читайте также:

• Табель учета рабочего времени на 2026 год
• Самые востребованные профессии в России в 2025-2026 году
• Производственный календарь на 2026 год