Как составить график отпусков на 2026 год

Продолжая тему официального документооборота предприятия, сегодня предлагаем более детально разобрать, как составить график отпусков на 2026 год, каким должен быть документ (форма и бланк), а также какие основные правила составления графика отпускных периодов сотрудников важно соблюдать.

Для кого график отпусков – обязательный документ

В ТК РФ четко прописано, что руководство обязано утвердить график отпусков на предстоящий год не позднее, чем за 2 недели (14 дней) до наступления Нового Года. Это значит, что кадровику необходимо успеть составить документ и согласовать его с профсоюзом и сотрудниками, а руководству компании утвердить график отпусков 2026 года до среды 17 декабря 2025 года.

Официальный график отпусков должен включать все основные виды отпусков, предоставляемых сотрудникам:

• основной (оплачиваемый) – предоставляется ежегодно и может составлять минимум 28 календарных дней;
• дополнительный (оплачиваемый) – предоставляется определенным категориям (льготникам);

В случае отсутствия документа, нарушения сроков утверждения или правил составления, законодательством предусмотрены штрафы:

*кадровик или другой сотрудник, официально назначенный приказом руководителя ответственным за ведение кадровой документации

Форма Т-7 (образец бланка, правила заполнения)

Если вы впервые задумались о том, как составить график отпусков для сотрудников, то рекомендуем взять за основу базовую форму Т-7, которая будет актуальной и на 2026 год.

Также предлагаем бесплатно скачать образец графика отпусков (шаблон в формате XLSX для программы Эксель).

Порядок заполнения бланка Т-7:

1. На этапе предварительного планирования необходимо заполнить колонки №1-6. Эти колонки должны быть заполнены на 17.12.25, когда вы будете сдавать документацию. Если таблица содержит дополнительную колонку «ознакомлен», то и она должна быть заполнена.
2. В течение года подлежат заполнению колонки №7-9.

Подробнее о том, как правильно заполнить форму Т-7 через 1С ЗУП, смотрите в этом видео:

Также предлагаем ознакомиться с авторским вариантом графика, разработанным в Гугл-таблицах:

Правила составления

Определяя, какого числа начнется период отпуска для каждого вашего сотрудника, нужно обязательно принять во внимание каждое привило составления графика из этого списка:

1. В графике отпусков 2026 года должны быть учтены все сотрудники, проработавшие в компании на момент 01.01.26 минимум 6 месяцев.
2. Учтите пожелания льготников, имеющих право самостоятельно выбирать дату начала отпуска.
3. Не дробите отпуска слишком сильно – Минтруд рекомендует выделать периоды отдыха от 14 дней.
4. Учитывайте праздники, ведь они не входят в календарные дни отпускных периодов.
5. Указывайте в графике не только месяца, а и конкретные числа начала и окончания отпускных периодов.
6. Не включайте в график на 2026 год мобилизованных сотрудников, а если все-же указываете таких сотрудников, то в графе «примечания» укажите факт мобилизации, ведь графа с подписью в бланке останется пустой.
7. Учтите сотрудников, которые должны выйти с декретного отпуска на протяжении 2026 года.
8. Включите в список также дистанционных работников, если таковые имеются в вашей компании.
9. Для совместителей учитывайте даты отпусков, установленные на основном месте работы (такой сотрудник должен предоставить выписку из формы Т-7 с основного места работы).
10. Каждый сотрудник должен быть ознакомлен с графиком «под подпись». Реализовать этот пункт можно либо через отдельный лист ознакомления, либо добавив в форму Т-7 графу «ознакомлен».

При этом правила гласят, что льготник не может просто взять и не выйти на работу, решив отправиться в отпуск. Он должен выразить пожелания по датам еще на этапе составления предварительного графика отпусков, а в случае возникновения необходимости изменить время отпуска, заблаговременно уведомить руководство в письменном виде (написать заявление) о том, что желает воспользоваться предоставленным ему особым правом.

Сроки основных отпусков

Чтобы правильно рассчитать отпуск сотрудникам в 2026 году, учитывайте такие сроки, установленные ТК РФ для разных категорий:

Продолжительность дополнительного отпуска

Право на дополнительные дни отпуска в 2026 году будут иметь следующие категории сотрудников:

Категории льготников

Право на самостоятельный выбор даты отпуска в 2026 году имеют:

1. Многодетные родители, воспитывающие 3-х и более детей (но при условии, что меньшему ребенку еще не исполнилось 14 лет).
2. Несовершеннолетние сотрудники (до 18 лет).
3. Мужчины, жены которых находятся в отпуске по беременности и родам (не путайте с отпуском по уходу за ребенком!).
4. Сотрудники, усыновившие ребенка (до 3-х мес.).
5. Родители, опекуны или попечители детей-инвалидов.
6. Ветераны боевых действий.
7. Жены или мужья военнослужащих (имеют право на отпуск в те же даты, что и супруг / супруга).
8. Чернобыльцы.

Деление отпуска

Делить отпускной период на части можно, но при соблюдении двух основных условий:

1. Деление происходит по инициативе сотрудника (необходимо соответствующее заявление).
2. Одна часть должна составлять минимум 14 дней (продолжительность других частей не регламентируется).

Денежное возмещение отпуска

Во всех остальных случаях замена оплачиваемого отпуска денежной компенсацией не допускается. Более того, дополнительный отпуск, положенный определенным категориям «за вредные условия труда», нельзя заменить выплатой даже в случае увольнения.

Корректировки графика отпусков

Это правило не действует, если сотрудник предприятия приобретает права льготника уже в 2026 году (после того, как был утвержден график отпусков).

Законодательством не установлено четких сроков подачи заявления льготниками на перенос отпуска, как и не ограничено количество таких изменений. Чтобы постоянно не вносить изменения в документацию предприятия обычно руководители просят льготников сообщать о переносе отпуска не позднее, чем за 2 недели до запланированной даты и пользоваться правом не чаще 1 раза в год (исключение – особые жизненные ситуации).

Спорные вопросы

Более подробно о том, какие спорные вопросы могут возникать при составлении графика отпусков на 2026 год, и как правильно подойди к их решению, смотрите в онлайн вебинаре для кадровых работников.

Читайте также:

• Табель учета рабочего времени на 2026 год
• Долгота дня в январе 2026 года
• Затмения в 2026 году: солнечные и лунные